Wali Kota Bima bersama Wakil Wali Kota Bima menghadiri Rapat Koordinasi (Rakor) Pemerintah Kota Bima Bidang Kearsipan dengan tema “Membangun Budaya Tertib Kelola Arsip Daerah”, Senin (26/10/2026), bertempat di Aula Parenta Kota Bima.

Kegiatan tersebut turut dihadiri Sekretaris Daerah Kota Bima, Staf Ahli, para Asisten, seluruh Kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lingkup Pemerintah Kota Bima, serta para Camat se-Kota Bima.

Rapat koordinasi ini menjadi momentum penting dalam memperkuat komitmen seluruh perangkat daerah untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, aman, dan berkelanjutan. Terdapat empat aspek utama yang menjadi perhatian, yakni tertib administrasi arsip, arsip aman masa depan terjamin, sinergi untuk tata kelola arsip yang lebih baik, serta mewujudkan Kota Bima yang bersih, indah, dan asri.

Dalam arahannya, Wali Kota Bima menyampaikan bahwa rapat koordinasi tersebut memiliki arti strategis karena kearsipan merupakan salah satu unsur fundamental dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelaksanaan reformasi birokrasi.

Wali Kota menyampaikan apresiasi dan terima kasih kepada Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip beserta seluruh jajaran yang telah berupaya mendorong perbaikan tata kelola kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Bima. beliau berharap pengelolaan kearsipan dapat diterapkan secara menyeluruh di seluruh OPD, kemudian ditindaklanjuti hingga tingkat kecamatan dan kelurahan.

Sebagai langkah konkret, Wali Kota Bima mengeluarkan 7 Langkah Kebijakan Percepatan pengelolaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Bima, yang meliputi: 1)Tetapkan Kearsipan sebagai Prioritas Reformasi Birokrasi: 2) Mengubah paradigma kearsipan bukan lagi dianggap sebagai urusan sampingan atau urusan staf, melainkan salah satu prioritas utama reformasi birokrasi Pemkot Bima, 3) Penerbitan Kebijakan Wali Kota: Dalam waktu dekat akan diterbitkan Peraturan Wali Kota tentang Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Bima sebagai dasar hukum dan komitmen bersama. 4) Pemenuhan Kebutuhan Arsiparis dan Pengelola Arsip: Menginstruksikan BKPSDM bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk memetakan kebutuhan arsiparis serta memberikan pelatihan, bimtek, dan fasilitas peningkatan kompetensi secara berkelanjutan. 5) Alokasi Anggaran Sarana Prasarana Secara Bertahap: Meminta BPKAD dan Bappeda untuk mendukung alokasi anggaran pembangunan/pembentukan ruang arsip, pengadaan rak arsip, box arsip, filing cabinet, dan sarana preservasi arsip secara bertahap mulai APBD Murni 2027. 6) Penataan dan Penyusutan Arsip Sesuai Aturan: Menginstruksikan penataan arsip aktif, inaktif, dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, penyerahan arsip statis) sesuai ketentuan perundang-undangan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). 7) Monitoring, Evaluasi, dan Pembinaan Berkelanjutan: Meminta Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk melaksanakan monitoring dan evaluasi berkala terhadap tindak lanjut hasil audit (minimal setiap triwulan) dan melaporkannya langsung kepada Wali Kota melalui Sekda. 8) Jadikan Hasil Audit sebagai Indikator Kinerja Perangkat Daerah: Mulai tahun ini, nilai hasil Pengawasan Kearsipan Internal akan menjadi salah satu indikator dalam evaluasi kinerja Perangkat Daerah. Perangkat daerah dengan kategori baik akan diberi apresiasi, sementara yang mendapat kategori sangat kurang akan mendapatkan pembinaan khusus.  

Menurutnya, arsip bukan sekadar dokumen administrasi, melainkan menjadi bukti pertanggungjawaban sekaligus sumber informasi yang penting dalam penyelenggaraan pemerintahan. Tanpa pengelolaan arsip yang baik, pemerintah akan mengalami kesulitan dalam memberikan perlindungan terhadap dokumen dan memastikan ketersediaan informasi ketika dibutuhkan.

“Saya minta komitmen seluruh Kepala OPD. Sekretaris masing-masing perangkat daerah agar menindaklanjuti dan memastikan pengelolaan kearsipan berjalan dengan baik. Kearsipan ini merupakan bagian dari reformasi birokrasi yang harus kita benahi bersama,” tegasnya.

Wali Kota juga meminta agar dalam waktu dekat segera disiapkan landasan hukum sebagai dasar penguatan tertib kelola arsip di lingkungan Pemerintah Kota Bima.

Selain itu, H. Man mendorong agar mulai tahun ini pengelolaan arsip digital secara bertahap mulai dilaksanakan. Seluruh perangkat daerah diharapkan dapat mempersiapkan kebutuhan yang diperlukan dan berkoordinasi dengan Sekretaris Daerah agar proses penguatan sistem kearsipan dapat terintegrasi dengan baik.

“Mari kita bangkit dan memperbaiki tata kelola kearsipan sedikit demi sedikit. Jika ada kebutuhan yang diperlukan, silakan disampaikan kepada Sekda untuk kita tampung dan tindak lanjuti. Mari kita perkuat bersama, termasuk mulai menerapkan arsip digital,” ujarnya.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip Kota Bima dalam laporannya menyampaikan bahwa pelaksanaan rakor ini dilatarbelakangi oleh pentingnya arsip sebagai bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, serta pendukung peningkatan kualitas pelayanan publik. Dengan demikian, kearsipan tidak semata-mata berkaitan dengan urusan administrasi, tetapi merupakan bagian penting dari tata kelola pemerintahan yang baik.

Ia menjelaskan, sebagai bahan evaluasi, Pemerintah Kota Bima telah melaksanakan audit kearsipan terhadap lima perangkat daerah pada tahun 2025 dan dilanjutkan terhadap sepuluh perangkat daerah pada tahun 2026. Hasil evaluasi tersebut menunjukkan masih perlunya peningkatan implementasi penyelenggaraan kearsipan di sejumlah perangkat daerah.

Melalui rapat koordinasi ini, diharapkan terbangun kesamaan pemahaman dan komitmen seluruh perangkat daerah, sekaligus menghasilkan kesepakatan mengenai langkah-langkah konkret dan terukur dalam mendukung pembinaan serta penyelenggaraan kearsipan.